INLEIDING

Boekhoudkantoor Elke Laenen BV respecteert uw privacy en zorgt ervoor dat u uw persoonsgegevens aan haar kan toevertrouwen. Bij de behandeling van uw dossier krijgt zij een grote hoeveelheid aan gegevens in haar bezit, waaronder persoonsgegevens. Om cliënten en/of overige derden te informeren over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens, heeft Boekhoudkantoor Elke Laenen BV dit privacyreglement vastgesteld. Alle informatie over welke persoonsgegevens zij zal verwerken en hoe zij hier op een correcte manier mee omgaat, kan u hieronder terugvinden.

De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is Boekhoudkantoor Elke Laenen BV.

met zetel in :                                            Meiberg 80, 2450 Meerhout

met ondernemingsnummer                     BE 0642 684 089. 

Met  ITAA erkenningsnummer                50160013.

Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u steeds terecht bij Boekhoudkantoor Elke Laenen BV via brief op het bovenstaande adres of via e-mail (elke@elkelaenen.be).

TOEPASSING PRIVACYREGLEMENT

Dit privacyreglement is van toepassing op alle persoonsgegevens die Boekhoudkantoor Elke Laenen BV van u verzamelt en verwerkt. Door ondertekening van de opdrachtbrief gaat u ermee akkoord dat dit privacyreglement van toepassing is op de te verwerken persoonsgegevens.

Boekhoudkantoor Elke Laenen BV is te beschouwen als de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens en zal handelen in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Ten behoeve van dit privacyreglement geldt voor de termen “persoonsgegevens”, “verwerking”, “verwerkingsverantwoordelijke” en “verwerker” de betekenis die de Algemene Verordening Gegevensbescherming voorziet.[1]

REIKWIJDTE EN DOELSTELLING VAN HET REGLEMENT

Dit privacyreglement heeft alleen betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door Boekhoudkantoor Elke Laenen BV in het kader van de opdracht aan haar toevertrouwd conform de opdrachtbrief.

Geen andere gegevens worden verwerkt dan noodzakelijk voor de uitvoering van de in dit reglement gestelde doeleinden.

DOELEINDEN VAN DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Boekhoudkantoor Elke Laenen BV verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

A. Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.

1° In toepassing van artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dienen wij met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen :de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres

2 ° In toepassing van artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dienen wij betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen : de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres

De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art.33  Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.).

B. De op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (bv BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken.

De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.

C. Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit.

Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als boekhouder, fiscalist, niet naar behoren uitvoeren.

WELKE PERSOONSGEGEVENS EN VAN WIE ?

• In het kader van de vermelde doeleinden kan Boekhoudkantoor Elke Laenen BV de volgende persoonsgegevens verwerken: voornaam, naam, e-mailadres, biometrische gegevens (kopie e-id of paspoort), adres, ondernemingsnummer, nationaal nummer ….
• In het kader van de aangiftes tot de personenbelasting via Tax-on-web worden ook volgende gegevens verwerkt: kinderen, lidmaatschap vakbond, politieke organisaties, medische gegevens, ….
• Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens welke de betrokkenen zelf of hun aanverwanten hebben aangeleverd.
• Het kantoor verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers.
• De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntenbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België (Balanscentrale) en dergelijke.
• De gegevens worden slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de vermelde doeleinden.
• De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties.

Boekhoudkantoor Elke Laenen BV heeft niet de intentie gegevens te verwerken van personen die jonger zijn dan 16 jaar, behoudens met toestemming van de ouders of voogd of indien een andere rechtsgrond de verwerking noodzakelijk maakt.

ONTVANGER VAN GEGEVENS

Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third service providers voor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal Boekhoudkantoor Elke Laenen BV de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk mee instemde.

Boekhoudkantoor Elke Laenen BV doet een beroep third service providers:

•  van een e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal
•  op externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris, ondernemingsloket, sociaal verzekeringsfonds, sociaal bureau)
• op personeel die de gdpr policy moeten naleven en werken volgens een intern huishoudreglement
• op leveranciers voor het verzekeren van een goed beheer van de website en van haar informaticasysteem.

Boekhoudkantoor Elke Laenen BV kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar klanten, van haar website en/of van U te verdedigen

BV Boekhoudkantoor Elke Laenen beperkt de toegang van haar medewerkers en personeelsleden tot uw persoonsgegevens tot hetgeen noodzakelijk is om de doelstellingen in artikel 3 van dit privacyreglement te bereiken.

VEILIGHEIDSMAATREGELEN

Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, heeft het kantoor procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring. 

Deze procedures zijn tevens van toepassing op alle verwerkers waar het kantoor een beroep op doet.

BEWARINGSTERMIJN

• Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017.

Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten.

Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.

• Andere persoonsgegevens

De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving.

• Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.

RECHTEN VAN DE CLIËNT

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door de Boekhoudkantoor Elke Laenen BV en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens richten naar elke@elkelaenen.be.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vraagt Boekhoudkantoor Elke Laenen BVBA u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen.

Boekhoudkantoor Elke Laenen BV houdt eraan zo snel mogelijk te reageren, maar binnen de dertig dagen, op uw verzoek.

U dient wel voor ogen te houden dat Boekhoudkantoor Elke Laenen BV gebeurlijk niet verplicht zal zijn om gevolg te geven aan uw verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdraging. Dit omwille van de wettelijke verplichtingen, voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of de gerechtvaardigde uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en/of informatie.

KLACHTEN

Indien u van mening bent dat de bepalingen uit dit reglement niet op aanvaardbare wijze zijn nageleefd, dan kan u zich wenden tot de Privacy Commissie:

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
commission@privacycommission.be

INWERKINGTREDING

Dit reglement treedt in werking op 25 mei 2018. 

Of bij ondertekening van de opdrachtbrief

[1] Zie artikel 4 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming